“Abbiamo calcolato che i nostri manager passano quasi l’80% del loro tempo in riunioni: non è che sta diventando una tossicodipendenza? A volte non abbiamo il tempo per lavorare”.
Mi riferisce tra il serio e il faceto Giovanna, responsabile della Human Resource di un’importante multinazionale. Come diceva A. Bloch: “Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema”. Si calcola che nelle principali aziende multinazionali in media il 40 – 60 % del tempo dei manager risulti impiegato in incontri con collaboratori, partner e clienti. Talvolta si ha l’impressione che “la riunionite” sia un rimedio ancor più patologico del male che dovrebbe curare in molte realtà aziendali. E’ una malattia nelle sue forme più gravi che sembra originare da due cause principali: la paura di decidere e l’incapacità gestionale da parte del manager .
In questi casi le riunioni diventano una scusa per non affrontare decisioni spinose, soprattutto da parte di manager abituati a conformarsi al principio di Ponzio Pilato (“Me ne lavo le mani”) e, mentre sbandierano la partecipazione democratica di tutti alle decisioni, il bisogno di sentire tutti gli esperti e la necessità di aggiornare la seduta in attesa di ulteriori informazioni, nascondono una cronica tendenza a procrastinare e al “meno decido meno sbaglio”. Attraverso l’utilizzo esasperato delle riunioni l’effetto è che le responsabilità nei confronti della soluzione alle problematiche concrete, tende ad annacquarsi (è di tutti e di nessuno) si ha la sensazione di essere operativi, che si sta facendo qualcosa per risolvere il problema, mentre invece…se ne sta solo parlando.
L’altra motivazione risulta essere l’incapacità del manager: infatti, meno una riunione risulta efficace, più probabilmente dovrà essere ripetuta, più tempo prezioso verrà perso, accompagnato dalla sensazione ansiosa di non avere mai abbastanza tempo per fare tutto. Purtroppo è vero: i manager aziendali passano oltre la metà del loro tempo in riunioni e incontri, ma pochi di loro sono in grado, sono stati addestrati e preparati per gestire una riunione in modo efficace, efficiente e stimolante. Tutto questo a fronte di un’esperienza “fantozziana” che molti di noi hanno vissuto e tendono a ricordare con ansia: una riunione mal gestita rappresenta un momento noioso e demotivante soprattutto quando ci rendiamo conto che la riunione è inutile o noi stessi risultiamo inutili alla riunione.
Uno dei metodi classici e più utilizzati per ammalarsi di riunionite è quello di non definire mai in anticipo la durata della riunione o prevederne una durata troppo lunga: ora, la soglia dell’attenzione di una persona risulta essere di circa 45 – 60 minuti di fronte ad un avvenimento che presenti un appeal motivazionale medio, per cui dopo un’ora la capacità di ascolto e di focalizzazione sulle informazioni o sulle decisioni da prendere, tende a scemare inesorabilmente portando le persone a “parlarsi addosso” senza costruttività ed efficacia; attenzione, finisce per riaccendersi solo alla fine della riunione, quando non c’è più tempo e negli ultimi 10 minuti si prendono (a volte stancamente) le sospirate decisioni. Nelle riunioni un manager deve imparare ad impiegare il tempo, deve piegarlo e padroneggiarlo ricordandosi un principio semplice ma basilare: le riunioni non sono fini a se stesse, sono semplicemente uno strumento per agire in maniera ottimale, insieme ai nostri collaboratori.